Vóór sluiting moeten het juiste UEA-model, alle vereiste afzonderlijke UEA's en de gevraagde bijlagen compleet, waarheidsgetrouw en bevoegd ondertekend in de kluis staan. Dat klinkt eenvoudig tot iemand op T−48 uur vraagt: "heeft de moedermaatschappij eigenlijk ook een UEA ondertekend?"

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is een eigen verklaring: uitsluitingsgronden gelden niet, geschiktheidseisen wel. PIANOo (Ondernemers en het UEA) is helder: de ondernemer vult relevante delen zelf in en blijft verantwoordelijk. Dat maakt het een potentieel knock-out-indieningsstuk — of een gebrek tot uitsluiting leidt, is juridisch, geen automatisme.

PIANOo en TenderNed leggen uit wat het UEA is en hoe de tool werkt. Dit playbook beschrijft de compleetheidscontrole op de inschrijverdesk.

De route in zeven stappen

1. Entiteit en samenwerkingsvorm eerst

Welke rechtspersoon schrijft in? Directie/juridisch bevestigt; leg keuze vast. Controleer daarna: statutaire naam/KvK identiek op UEA, biljet, volmacht en referenties; platformtoegang dagen vóór sluiting; en expliciet welke route uit stap 3 geldt — dat bepaalt hoeveel UEA's je ophaalt.

2. Het model van deze aanbesteding

Gebruik het voorgeschreven model of de platformtool. Een oud UEA is bronmateriaal, geen eindproduct: deel I is projectspecifiek, deel III kent peildata, deel IV verloopt. Controleer opdrachtnaam, referentie en perceel.

3. Combinatie, II C of II D — niet door elkaar

  • Gezamenlijke inschrijving. Iedere deelnemer levert een afzonderlijk bevoegd ondertekend UEA (PIANOo). Plus vaak combinatieovereenkomst, hoofdelijke aansprakelijkheid en/of volmacht.
  • Beroep op derden (II C). Die partij vult zélf een UEA in. Welke delen precies vereist zijn, volgt uit PIANOo én de stukken — verifieer per tender.
  • Onderaanneming zonder beroep (II D). Vermelding in II D ≠ automatisch eigen UEA. Beide alleen voor zover de stukken dat vragen.

Het beslisschema staat in combinatie & onderaannemers.

4. Delen tegen leidraad en NvI

Eén werkblok bidmanager + jurist, leidraad en NvI ernaast.

II B — bevoegdheid via handelsregister; gezamenlijke bevoegdheid = twee handtekeningen of volmacht. III — alleen van toepassing verklaarde gronden (art. 2.86 verplicht / 2.87 facultatief). Feiten door interne eigenaren laten bevestigen; bij twijfel: feiten vastleggen en escaleren naar counsel — dit playbook beoordeelt geen zelfreiniging. 'Ik voldoe' vervangt géén inhoudelijke controle (PIANOo). IV — invulwijze exact tegen stukken; cijfers uit bron, niet uit vorige tender. V/VI — V alleen bij selectiefase; VI: voorgeschreven handtekeningvorm.

5. Afzonderlijke UEA's met eigen deadline

Lijst externe partijen per route; één aanspreekpunt + deadline; stuur het juiste model mee; status: verstuurd → ingevuld → ondertekend → ontvangen → gecontroleerd. Blijft iemand achter: go/no-go bij directie.

6. Indieningsmatrix

Welke stukken bij inschrijving mee moeten volgt uit de stukken — geen standaardlijstjes. Eén matrix: document · paragraaf · eigenaar · moment, ook per combinant/derde. GVA en Belastingverklaring zijn bewijsstukken ex art. 2.89; het moment volgt uit wetssystematiek én leidraad.

7. Freeze en uploadcontrole

Na ondertekening geen wijzigingen zonder opnieuw genereren/tekenen. Vier-ogen door iemand die niet zelf invulde: juiste entiteit/model/perceel · alle vereiste UEA's · bevoegd ondertekend · juiste versie geüpload · uit kluis herdownloaden en openen. Breder: pre-submit freeze.

Wanneer escaleren

  • Mogelijke uitsluitingsgrond → feiten + counsel.
  • Onduidelijke stukken over UEA → vragenronde, niet eigen interpretatie (eerste vragenronde).
  • Partner levert niet → expliciete go/no-go.

Wat je op T−24 nog langsloopt

Zet de matrix naast de kluis. Elke rij: is het document er, is het de voorgeschreven versie, is het bevoegd ondertekend, en staat het onder de juiste naam op het platform? Combinanten en II C-derden die nog op "verstuurd" of "ingevuld" staan, zijn op dat moment een go/no-go, geen hoop. Een UEA dat ná ondertekening is heropend, telt als nieuw: opnieuw genereren, opnieuw tekenen, opnieuw uploaden, opnieuw vier-ogen. Wie invulde, controleert niet.

Noteer in het dossier welke leidraad- en NvI-versie deze UEA-set beantwoordt. Komt daarna nog een nota binnen, dan is de vraag niet "doen we nog iets?" maar "welke rijen van de matrix raken we, en wie tekent opnieuw?" — zie pre-submit freeze.

Waar Steinlog in past — en waar niet

Wel: dossier/timeline; completeness over meerdere entiteiten; NvI-diff (team beoordeelt impact). Niet: UEA invullen, uitsluitingsgronden beantwoorden, herstel/zelfreiniging adviseren, teksten of procesvoering.

Gerelateerde Tenderteam-playbooks

Bronnen

  • PIANOo — Ondernemers en het UEA; vragenronde/NvI-praktijk.
  • TenderNed — UEA-tool, machtigingen, upload.
  • Aw 2012 art. 2.86, 2.87, 2.89 — wetten.overheid.nl.

Disclaimer. Operationele werkinstructie, geen juridisch advies. Aanbestedingsstukken en NvI gaan voor.