Bij de Go/No-Go blijkt dat je een geschiktheidseis niet alleen dekt. Er komt een partij bij: combinant, zusterbedrijf of gespecialiseerde onderaannemer. Vanaf dat besluit lopen drie werkstromen parallel — structuurkeuze, papierwerk per entiteit, en namen/rollen consistent houden. PIANOo en TenderNed leggen uit wát de UEA-delen betekenen. Dit playbook: welke entiteit vult wat in, wie levert welk bewijs, wie tekent, wie controleert consistentie.

Drie momenten

Eerste uur na partnerbesluit. Registreer elke entiteit (KvK) en scheid drie onafhankelijke velden: schrijft zij mee als combinant · doe je beroep op haar draagkracht/bekwaamheid · voert zij werk uit.

Uiterlijk één werkdag vóór vragendeadline. Inconsistenties tussen leidraad, inschrijfformulier en UEA-instructie als vraag klaarzetten. Multi-entity faalt zelden op techniek en vaak op één naamveld of verwarring “onderaannemer” vs beroep op derden.

T−48 uur: documentfreeze. Geen nieuwe partijen of naamswijzigingen — alleen uploaden, verifiëren, laatste NvI tegen matrix. (Voorbeeldplanning, geen wettelijke termijnen.)

Drie structuren — houd ze gescheiden

Combinant. Gezamenlijke inschrijving. Art. 2.52 lid 3 Aw: samenwerkingsverbanden mogen inschrijven; categorische uitsluiting past niet. Wie contractspartij wordt en of hoofdelijke aansprakelijkheid geldt, volgt uit stukken en gekozen vorm.

Derde — UEA II C. Je leunt op middelen van een ander (financieel art. 2.92; technisch/bekwaamheid art. 2.94). Voorwaarden: middelen daadwerkelijk beschikbaar; voor uitvoeringsgekoppelde categorieën moet de derde het werk zelf uitvoeren. Check wettekst voor reikwijdte.

Onderaannemer zonder beroep — II D. Eisen haal je zelf; werkpakket uitbesteed. Eigen volledig UEA doorgaans niet, tenzij stukken dat verlangen.

Voorbeeld. A+B combinatie; A doet beroep op C voor technische eis; C voert dat werk uit. A en B elk eigen UEA als groep; A vermeldt C in II C; C levert afzonderlijk UEA volgens stukken én wordt als uitvoerder vermeld waar gevraagd — drie statussen, niet één “rol”.

Eén matrix

Per entiteit één rij: statutaire naam+KvK · combinant ja/nee · beroep ja/nee+eis · uitvoering ja/nee+pakket · II C/II D · afzonderlijk UEA (bronparagraaf) · bewijslijst · tekenbevoegde · formele naam vs toegestane korte naam · bron (leidraad/NvI) · NvI-wijziging.

Regels: elke rij heeft bronverwijzing; elk bewijs heeft aanvraagdatum én maximale ouderdom. Default: elke combinant en elke II C-derde levert eigen UEA — welke delen, volgt uit formulier/PIANOo/platform/stukken. Geen universele “volledig UEA”-regel; herstel is casusafhankelijk.

De matrix is het enige blad dat bidmanager, jurist en partnercontacten delen. Raakt een NvI een naam, perceel of geschiktheidseis, dan werk je de geraakte rijen bij vóór je één UEA opnieuw laat tekenen. Een verouderde rij is een verkeerde naam op het inschrijfformulier — dat is geen redactionele misser, het is een ander document.

Naam- en rolconsistentie

Eén persoon, één sessie tegen het register:

  • Inschrijfformulier: namen/KvK identiek aan UEA-set; inschrijvingsvorm = UEA-veld groep.
  • Aantal UEA's = combinanten + derden (+ extra uit stukken).
  • Referenties: rol in referentieopdracht ≠ rol in deze inschrijving — beide waarheidsgetrouw.
  • PVA: elke naam herleidbaar tot register; korte naam eenmaal gekoppeld aan statutaire naam.
  • CV's: werkgever = inzettende entiteit.
  • Werkpakketvelden: alleen wat gevraagd; semantische gelijkheid, geen geforceerde percentages.

Leidraadsignalen → NvI-vraag

  1. “Onderaannemer” waar mogelijk een derde → vraag welke partijen welk UEA/deel leveren.
  2. Eisen gezamenlijk of per combinant? → per eis expliciet.
  3. Beperking onderaanneming / rechtsvormeis → verduidelijking + juridische toets.
  4. Dubbele deelname → check reikwijdte (ook derden?) tegen leidraad.
  5. Bewijzen-timing onduidelijk → bij inschrijving of op verzoek, van wie?
  6. Formulieren voor één entiteit → hoe wil AD multi-entity zien?

Wanneer escaleren

  • Capaciteit niet aantoonbaar op je eigen gate.
  • Partnerwissel kort voor indiening → is resterende tijd realistisch?
  • Signaal bij uitsluitingsgronden → jurist, niet bidmanager.
  • NvI raakt structuur → herbeoordeel papierstroom; escaleer als deadline niet meeschuift.

Zie ook UEA-checklist en eerste vragenronde.

Waar Steinlog in past — en waar niet

Wel: dossier per tender met entiteiten; completeness per partij; timeline/freeze; NvI-diff die matrix raakt. Niet: UEA invullen, documenten/overeenkomsten schrijven, juridische kwalificatie, mededingingsadvies, bezwaar/KG.

Gerelateerde Tenderteam-playbooks

Bronnen

  • Aw 2012 art. 2.52, 2.92, 2.94 — wetten.overheid.nl.
  • PIANOo — Ondernemers en het UEA.
  • TenderNed — UEA-tool / inschrijfinstructies.

Disclaimer. Operationeel playbook, geen juridisch advies. Stukken per tender leidend; structuurkeuze en mededinging laten toetsen door je jurist.