Konsortium och offentlig upphandling — hur ett felaktigt ESPD-formulär sänker hela anbudet

Klockan är 16.47. Inlämning sker senast 17.00. Mia skickar ett meddelande i chatten: “Erikssons ESPD är inte rätt ifylld. Del II C saknas.”

Du öppnar formuläret. Det stämmer. Erik Eriksson AB:s del II C är blank. Konsortiet består av tre bolag. Ni har arbetat i tre veckor med det tekniska anbudet. Det är 47 sidor. Prisbilagan är klar. Referenserna är verifierade.

Men ett ESPD-formulär har fel.

Ni hinner inte rätta det. Anbudet lämnas in. Tre veckor senare kommer ett tilldelningsbeslut. Ert anbud har förkastats.

Det är inte en hypotetisk situation. Det är precis vad som prövades i Kammarrätten i Stockholm i juni 2025.

Vad lagen faktiskt säger

Att lämna anbud i grupp är tillåtet och reglerat i 4 kap. 5 § LOU (SFS 2016:1145). En grupp av leverantörer — ofta kallad konsortium — får delta i en upphandling utan att i förväg bilda ett aktiebolag eller annan juridisk form. Den upphandlande myndigheten får inte kräva det.

Det är välkänt. Det är inte det som fäller anbud.

Det som fäller anbud är paragraf 15 kap. 1 § andra stycket LOU. Där framgår att om en leverantör lämnar en egenförsäkran och lämnar anbud i grupp, ska leverantörens ESPD åtföljas av en separat ESPD för vart och ett av de företag som ingår i konsortiet.

Inte en gemensam. Inte en som täcker alla. En per bolag.

Varje formulär ska innehålla relevanta uppgifter om det specifika bolaget: uteslutningsgrunder i del III, kvalificeringskrav i del IV avseende det kapaciteten avser, och — om det efterfrågas — undertecknande i del VI.

Fallet som klargjorde gränserna

I målet som avgjordes av Kammarrätten i Stockholm, mål nr 2296-25, hade FC Larmautomatik AB lämnat ett anbud hos Arbetsförmedlingen. Bolaget uppgav i anbudet att de lämnade det som konsortium. De bifogade ESPD-formulär för de ingående bolagen.

Problemet var att i två av formulären saknades obligatoriska uppgifter.

Förvaltningsrätten i Stockholm ansåg inledningsvis att Arbetsförmedlingen borde ha bett om förtydligande. Kammarrätten upphävde den domen. Domstolen konstaterade att upphandlingsdokumenten var tydliga. En rimligt informerad och normalt omsorgsfull anbudsgivare hade kunnat förstå vad som krävdes. Anbudet hade med öppna ögon redovisat att det lämnades i grupp. Det fanns inget utrymme att i efterhand rätta ESPD-formulären utan att bryta mot likabehandlingsprincipen.

Anbudet förkastades. Kammarrätten avslog bolagets begäran om rättelse.

Det är inte ett krångligt formulär. Det är ett passeringsbevis.

ESPD brukar beskrivas som ett administrativt krav. Det är en underdrift.

ESPD är det dokument som bekräftar att varje enskild deltagare i upphandlingen inte ska uteslutas och att de uppfyller de ställda kvalificeringskraven. Utan ett korrekt ifyllt ESPD kan den upphandlande myndigheten inte pröva leverantören. Och om myndigheten inte kan pröva leverantören, kan anbudet inte utvärderas.

I ett konsortium multipliceras risken. Tre bolag, tre formulär. Om ett av dem är fel, eller saknar uppgifter, räcker det. Hela anbudet kan falla.

Upphandlingsmyndigheten är tydlig på sin webbplats: om leverantören åberopar ett annat företags kapacitet för att visa att kvalificeringskraven uppfylls, gäller att även det företaget ska lämna in ett ESPD. Det gäller alltså inte bara konsortiemedlemmar i snäv mening, utan även underleverantörer vars ekonomiska kapacitet åberopas.

Om en underleverantörs omsättning åberopas för att uppfylla ett ekonomiskt krav kan den upphandlande myndigheten dessutom kräva att underleverantören åtar sig ett solidariskt ansvar för kontraktets fullgörande, enligt 14 kap. 8 § LOU. Det är ett åtagande som kräver en faktisk förbindelse, inte bara ett kryss i ett formulär.

Byggentreprenader: tröskelvärdena avgör komplexiteten

För byggentreprenader gäller sedan den 1 januari 2024 ett tröskelvärde på 59 880 179 kronor (5 538 000 euro), fastslaget i tillkännagivande SFS 2024:30. Upphandlingar över detta värde är direktivstyrda. Det innebär bland annat att ESPD-skyldigheten gäller fullt ut.

Under tröskelvärdet gäller nationella regler. Upphandlande myndigheter behöver inte tillhandahålla ett ESPD-formulär. Men de kvalificeringskrav som ställs gäller fortfarande — och en anbudsgivare som inte kan visa att den uppfyller dem, eller att konsortiet sammantaget gör det, riskerar att förkastas ändå.

Vad ni måste göra innan ni lämnar in

Konsortiet behöver ett enkelt protokoll, inte en komplex process.

Utse ett ansvarigt bolag för varje ESPD-formulär. Det bolaget fyller i sitt eget formulär och bekräftar att det är komplett. Låt inte ett bolag fylla i alla formulär åt alla andra — det är det misstaget som upprepas.

Kontrollera att del II A och B är ifyllda för varje bolag. Att del III är besvarad för varje bolag. Att det bolag vars kapacitet åberopas har ifyllt del IV avseende den specifika kapaciteten.

Gör det här dagen innan inlämning, inte tio minuter innan stänging.

Om förfrågningsunderlaget kräver att konsortiet utser ett ansvarigt bolag — eller att avtal tecknas inom tio dagar från tilldelningsbeslut — behöver det vara klart redan när anbudet lämnas in. Det är inte något som kan ordnas efter. Myndigheten tilldelar kontrakt till det bolag som representerade gruppen i anbudet.

Konsortium är ett verktyg, inte en genväg

Två bolag som var för sig klarar uppdraget men väljer att lämna ett gemensamt anbud för att slippa konkurrera med varandra gör det inte rätt mot sig själva. Det är en potentiell konkurrensbegränsning. Sedan 2017 finns en uteslutningsgrund i 13 kap. 3 § LOU för leverantörer med tillräckligt sannolika tecken på otillåtna kartellöverenskommelser.

Konsortium är däremot ett legitimt instrument för bolag som var för sig inte uppfyller kvalificeringskraven. Det öppnar upphandlingar för fler deltagare och stärker konkurrensen. Det är ett verktyg med ett tydligt syfte.

Men verktyg kräver att man vet hur de används.

En plattform som samlar alla konsortiemedlemmars dokument på ett ställe — och håller ordning på vilka ESPD-formulär som har lämnats in och av vem — gör inte administrationen enklare av bekvämlighetsskäl. Den eliminerar den klass av fel som kammarrätten avgjorde i juni 2025. Det är vad Steinlog är byggt för.

Mia hade rätt att flagga klockan 16.47. Men det hon hittade borde ha funnits i en checklista sedan tre veckor tillbaka.