Tio dagar att agera — checklistan när tilldelningsbeslutet inte stämmer

Klockan är 09:12 på en tisdagsmorgon. E-posten kom igår kväll: tilldelningsbeslut för totalentreprenaden i Örebro, kontraktsvärde 38 miljoner kronor. Du fick inte kontraktet. Vinnaren är ett företag vars referensprojekt du vet inte uppfyller de tekniska kvalificeringskraven i förfrågningsunderlaget.

Du har tio dagar.

Inte tio dagar att bestämma dig. Inte tio dagar att boka in ett möte med en jurist som kan ta upp ärendet nästa vecka. Tio dagar från det att myndigheten skickade beslutet — och den klockan tickar oavsett om du läser mejlet eller inte.

Det är avtalsspärren. Under den perioden får den upphandlande myndigheten inte teckna kontrakt. Ansöker du om överprövning hos förvaltningsrätten innan spärren löper ut förlängs den automatiskt under hela domstolsprocessen.

Ansöker du inte — och ett kontrakt tecknas — är det i princip för sent att stoppa upphandlingen.

Vad avtalsspärren egentligen innebär

Avtalsspärren regleras i 20 kap. LOU (SFS 2016:1145). Den uppgår till minst tio dagar räknat från det att tilldelningsbeslutet skickades elektroniskt.

Det är en kort tid för att göra tre saker: förstå varför du förlorade, avgöra om det beror på ett rättsligt fel, och sammanställa en ansökan om överprövning som faktiskt håller.

De flesta anbudsgivare spenderar de första fem dagarna på att vara frustrerade. De återstående fem på att försöka hitta en jurist med tid. Det är inte en plan.

Checklistan — dag för dag

Dag 1–2: Läs tilldelningsbeslutet noggrant

Tilldelningsbeslutet ska enligt 12 kap. 12 § LOU innehålla skälen för beslutet, inklusive egenskaperna och fördelarna med det valda anbudet i förhållande till ditt. Om skälen är vaga eller obegripliga är det i sig ett tecken på bristande transparens — och ett potentiellt fel.

Anteckna exakt vad som sägs om vinnaren. Anteckna vad som saknas.

Dag 2–3: Hämta anbudsprotokollet

Du har rätt att begära ut upphandlingsdokumenten via offentlighetsprincipen. Det inkluderar utvärderingsprotokollet, tilldelningsbeslutets underlag och ibland vinnande anbuds prissättning (om det inte är sekretessbelagt).

Ring myndigheten. Begär ut protokollet skriftligt. Sekretessprövningen ska gå fort — du har ingen tid att vänta.

Dag 3–4: Identifiera det rättsliga felet

Överprövning kräver två saker: ett upphandlingsrättsligt fel och att felet orsakat dig skada eller risk för skada. Vanliga fel i byggupphandlingar:

• Felaktig prövning av uteslutningsgrunder (13 kap. LOU) — att en leverantör som borde ha uteslutits fick delta
• Bristande uppfyllelse av kvalificeringskrav (14 kap. LOU) — vinnaren saknar begärd kapacitet eller erfarenhet
• Fel i tilldelningskriterier — viktning som inte angavs i förfrågningsunderlaget, eller subjektiv bedömning utan dokumentation
• Otillräcklig motivering i tilldelningsbeslutet

Det räcker inte med en känsla av att något är fel. Du behöver peka på ett konkret brott mot lagen eller mot vad som angavs i förfrågningsunderlaget.

Dag 4–5: Kontakta upphandlingsjuridisk rådgivning

Anlita en jurist med erfarenhet av upphandlingsrätt — inte en allmänpraktiserande advokat som tar sig an ärendet som en tjänst. Förbered en kortfattad sammanfattning: vad upphandlingen gällde, vad tilldelningsbeslutet säger, och vad du tror är felet. Det sparar fakturerbar tid.

Dag 6–7: Sammanställ din dokumentation

Din ansökan om överprövning är inte ett klagobrev. Det är en juridisk inlaga. Den ska innehålla:

• Din identitet och partsställning
• Vilken upphandling det gäller (diarienummer, upphandlande myndighet)
• Det konkreta felet du påtalar med hänvisning till lag eller förfrågningsunderlag
• Hur felet har skadat eller riskerar skada dig
• Vad du yrkar: att upphandlingen ska göras om eller rättas

Bilagor: tilldelningsbeslutet, relevanta delar av förfrågningsunderlaget, ditt eget anbud, och allt du hämtat ur utvärderingsprotokollet.

Dag 8–9: Ansök om överprövning

Ansökan lämnas till behörig förvaltningsrätt — den som är geografiskt rätt utifrån var den upphandlande myndigheten har sitt säte. Ansökan kan skickas digitalt eller med post, men den måste ha inkommit till domstolen innan avtalsspärren löper ut. Poststämpeln räcker inte.

Förvaltningsrätten ska handlägga överprövningsmål skyndsamt, men det finns ingen lagstadgad frist för domens avkunnande.

Dag 9–10: Bekräfta att ansökan tagits emot

Ring förvaltningsrätten och bekräfta att handlingarna är registrerade. Stäm av att avtalsspärren är förlängd.

Meddela den upphandlande myndigheten att en ansökan har lämnats in — de har skyldighet att avvakta, men det skadar inte att de vet om det direkt.

Det du inte kan vänta med

Preklusionsfristen i 20 kap. 5 b § LOU innebär att du inte kan åberopa nya omständigheter i kammarrätten som du inte tog upp i förvaltningsrätten — om det inte finns synnerliga skäl. Det du inte säger nu är i princip förlört.

Skriv fullständigt i första instansen. Inte “vi återkommer med komplettering”. Fullständigt.

Vad det handlar om

Avtalsspärren är inte ett klagomålsfönster. Den är konstruerad för att ge marknaden en reell möjlighet att granska tilldelningsbeslut innan kontraktet låses. Men den förutsätter att du är beredd.

En upphandling på 38 miljoner kronor och en tio-dagars frist kräver att du vet exakt vad som finns i din anbudsmapp, vad som angavs i förfrågningsunderlaget, och vad som skiljde dig från vinnaren.

Om de dokumenten inte är sökbara och tillgängliga på sekunder förlorar du inte bara upphandlingen. Du förlorar chansen att bestrida den.

Steinlog samlar förfrågningsunderlaget, anbudshandlingarna och kommunikationsloggen på ett ställe — med tidsstämplar. Inte för att vinna överprövningar automatiskt. Utan för att du ska kunna agera på tio dagar utan att leta i e-postkorgar.