Kiedy 35 dni to za mało — realne okno na przygotowanie oferty

Jest 22:15. Termin składania ofert za niespełna dwie godziny. Koordynator otwiera folder na dysku i widzi siedem wersji pliku o nazwie JEDZ_Kowalski_final_v3_ostateczna_do_wysyłki.docx. Nie wiadomo, która jest aktualna. Nie wiadomo, czy Piotrek z firmy partnerskiej podpisał tę właściwą — bo Piotrek od południa nie odbiera. Oferta techniczna liczy 83 strony. Kosztorys jeszcze nie wrócił od kalkulatora.

I zaczyna się kręcić w żołądku.

Kalendarz, który wygląda dobrze na papierze

Ustawa Pzp daje w postępowaniach powyżej progów unijnych co najmniej 35 dni na złożenie oferty. Przy pełnej elektronizacji — 30. W szczególnych przypadkach, przy uprzednim ogłoszeniu lub pilnej potrzebie — 15. Poniżej progów, w trybie podstawowym: 14 dni dla robót budowlanych, 7 dni dla dostaw i usług.

35 dni brzmi poważnie. Miesiąc z okładem. Czas, żeby zebrać się w sobie.

Ale zamawiający ma obowiązek odpowiedzi na pytania do SWZ najpóźniej 6 dni przed terminem — a przy trybie skróconym 4 dni. Żeby uruchomić ten mechanizm, pytanie musi wpłynąć co najmniej 14 dni przed terminem (albo 7 w trybie skróconym). Pytanie złożone dzień za późno nie rodzi żadnego obowiązku odpowiedzi.

W praktyce wygląda to tak: przez pierwsze dni czytacie 200-stronicową SWZ i identyfikujecie niejasności. Potem czekacie na odpowiedzi zamawiającego — bo projekt umowy, opis przedmiotu zamówienia i wymagania dotyczące dokumentów potrafią zmienić się w ostatniej chwili. Dopiero po ich opublikowaniu wiecie, co właściwie składacie.

Realne okno pracy nad ofertą to często nie 35 dni. To jakieś 10–14.

Dokumenty, których nie można uzupełnić

Powyżej progów unijnych oferta, JEDZ i oświadczenie z art. 125 muszą być złożone w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie podpis zaufany, nie PDF ze zeskanowanym podpisem odręcznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny, pod rygorem nieważności.

W konsorcjum każdy z członków składa własny JEDZ, podpisany własnym podpisem. Podmiot trzeci — jeśli powołujecie się na jego zasoby — składa osobny JEDZ, też z własnym podpisem.

Pełnomocnictwo musi mieć formę odpowiadającą formie oferty: oryginał z podpisem kwalifikowanym albo kopia notarialna poświadczona elektronicznie. Sam skan papierowego pełnomocnictwa podpisanego odręcznie nie wystarczy.

To nie są szczegóły. To twarde wymagania, przy których zamawiający ma związane ręce.

Artykuł 128 daje wykonawcy jedną szansę: jednokrotne wezwanie do uzupełnienia braków w dokumentach podmiotowych. Jedno. Jeśli nie uzupełnicie w wyznaczonym terminie albo uzupełnicie błędnie — jest odrzucenie.

Ale są dokumenty, których wezwanie w ogóle nie dotyczy. Brak wymaganego kosztorysu składanego z ofertą, niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia — to odrzucenie bez możliwości naprawienia. KIO od lat stoi na tym stanowisku. W 2024 roku do Krajowej Izby Odwoławczej trafiło ponad 5 060 odwołań — wzrost o blisko 27 procent rok do roku — przy malejącej ogólnej liczbie postępowań. Najczęstsze podstawy odrzucenia skupiają się właśnie na treści oferty i dokumentach składanych razem z nią.

Rażąco niska cena to też częsta podstawa odrzucenia — ale błędy w dokumentach i koordynacji są niedocenianym i często nieusuwalnym ryzykiem. Tam, gdzie cena daje się wyjaśnić, brak właściwego podpisu nie daje się naprawić.

Jak email i dysk produkują dokładnie te błędy

Wróćmy do folderu z siedmioma wersjami JEDZu.

Firma startuje do przetargu w konsorcjum. Lider koordynuje przez maila. Partner A przesyła swój JEDZ mailem — wersję z poprzedniego postępowania, bo Piotrek skopiował szablon z archiwum. Partner B przesyła kosztorys, ale w formacie XLS, który koordynator musi ręcznie przepisać do arkusza zbiorczego. Ktoś w międzyczasie aktualizuje projekt techniczny, bo wróciły odpowiedzi zamawiającego. Nowa wersja ląduje na dysku jako opis_tech_v4_POPRAWKI_MJ.docx.

Nikt nie wie, która wersja jest ostateczna. Nikt nie wie, czy podpis kwalifikowany Piotrka dotyczy właściwego dokumentu. Data ważności certyfikatu — nieznana.

To nie jest problem z ludźmi. Piotrek nie jest niekompetentny. Koordynator nie jest niedbały. Problem polega na tym, że narzędzie, którego używacie — mail i dysk — zostało zaprojektowane do czegoś innego. Do komunikacji i przechowywania plików. Nie do zarządzania procesem z twardym terminem, wieloma stronami, podpisami i warunkami formalnymi, których naruszenie kończy się odrzuceniem.

To nie jest problem procesowy. To luka produktowa.

Co powinno wydarzyć się zamiast tego

Wyobraźcie sobie inne 22:15.

SWZ została wgrana tydzień temu. Z 200 stron wyciągnięta jest lista wymagań — które dokumenty, w jakiej formie, z jakim podpisem, od kogo. Każde wymaganie przypisane do osoby. Piotrek dostał swojego JEDZa z informacją, że musi go podpisać kwalifikowanym certyfikatem do środy. Podpisał we wtorek. Koordynator widział status — bez pytania, bez maila.

Kosztorys wrócił od kalkulatora z timestampem i nazwiskiem. Projekt techniczny ma jedną wersję oznaczoną jako obowiązująca — poprzednie są w historii, nie w nazwie pliku.

O 22:15 klikacie “zamknij ofertę”. Dostajecie ZIP gotowy do złożenia na platformie.

Steinlog jest zbudowany dokładnie pod ten scenariusz.

I idziecie do domu.

Rzecz, której nie widać w harmonogramie

Największe ryzyko w przetargu na roboty budowlane rzadko leży wyłącznie w cenie. Rażąco niska cena to odrzucenie, które poprzedza żmudna procedura wyjaśnień. Błędy w koordynacji to odrzucenie, które przychodzi po dwóch minutach lektury oferty przez komisję.

Związanie ofertą trwa do 90 dni powyżej progów unijnych — do 120 dni przy największych zamówieniach. Przez cały ten czas wasza oferta leży na stole. Albo jej tam nie ma, bo ktoś wgrał JEDZa z poprzedniego miesiąca.

Nominalne 35 dni to nie problem. Problem to ostatnie 48 godzin, kiedy wszystkie zależności i wszystkie braki ujawniają się jednocześnie.

Email i shared drive są zbudowane tak, żeby ten moment był jak najbardziej chaotyczny.

Zmiana czegoś takiego nie zaczyna się w dniu przed terminem.