e-Zamówienia — co zmieniło się dla wykonawców po odejściu od miniPortalu

Jest 16:50. Termin składania ofert o 10:00 następnego dnia. Magda z działu ofertowania właśnie odkrywa, że konto firmowe na e-Zamówieniach nie jest aktywne. Nie konto użytkownika — konto podmiotu. Dwa różne pojęcia. Jedno nie zastępuje drugiego.

Plik XML czeka na pobranie od trzech tygodni. Nikt nie wiedział, że trzeba go podpisać poza platformą i wgrać z powrotem.

To nie jest błąd systemu. To jest architektura, której miniPortal nie miał.

Czym e-Zamówienia różnią się od miniPortalu

miniPortal był narzędziem tymczasowym. Uruchomiono go w październiku 2018 r. jako rozwiązanie pomostowe — miał działać do 2020 r. Działał przez ponad cztery lata.

Od 1 września 2022 r. nowe ogłoszenia przestały być w nim możliwe. Od 1 stycznia 2023 r. ezamowienia.gov.pl jest jedyną bezpłatną platformą państwową, na której zamawiający wszczynają nowe postępowania. Postępowania poniżej progów unijnych obowiązkowo, powyżej progów — zamawiający może też używać komercyjnych platform (Marketplanet, eB2B i inne), ale ogłoszenie i tak trafia do BZP lub TED przez e-Zamówienia.

miniPortal nie wymagał rejestracji ze strony wykonawcy. Działałeś z linkiem do postępowania, plikiem klucza publicznego i własnym podpisem kwalifikowanym. Platforma e-Zamówienia wymaga konta — i to konta dwupoziomowego.

Dwa poziomy konta — pułapka numer jeden

Każdy podmiot musi mieć dwa aktywne elementy: konto użytkownika i konto podmiotu.

Konto użytkownika to login i hasło. Aktywuje się przez link w e-mailu. Tu każdy dociera bez problemu.

Konto podmiotu to osobna warstwa. Bez niej nie złożysz oferty. Aktywacja wygląda tak: po zalogowaniu platforma generuje plik XML zawierający dane podmiotu. Pobierasz ten plik. Wychodzisz z platformy. Podpisujesz XML zewnętrznym oprogramowaniem dostawcy certyfikatu. Wgrywasz podpisany plik z powrotem.

Dopiero wtedy konto jest aktywne.

Platforma nie wyśle ci przypomnienia, że etap jest niedokończony. Możesz się logować, przeglądać ogłoszenia, czytać SWZ — i nie mieć pojęcia, że twoje konto jest bezużyteczne do składania ofert.

Firmy, które budowały konto na trzy dni przed terminem, odkrywały problem zbyt późno. Aktywacja nie jest natychmiastowa, jeśli podpisany XML zawiera błąd formatu — a system przyjmie go z komunikatem błędu dopiero po wgraniu.

Format podpisu — pułapka numer dwa

Platforma wymaga konkretnego formatu: XAdES, typ wewnętrzny otoczony, w wariancie XAdES-BES.

To nie jest domyślne ustawienie większości programów do podpisywania. Domyślnie wiele narzędzi ustawia podpis zewnętrzny albo wariant XAdES-T (z znacznikiem czasu). Oba mogą być odrzucone przez platformę przy rejestracji lub przy składaniu oferty.

Instrukcja na stronie edu.ezamowienia.gov.pl pokazuje krok po kroku konfigurację dla najpopularniejszych polskich dostawców certyfikatów kwalifikowanych — Certum, Szafir, SimplySign. Warto sprawdzić ją przed pierwszą rejestracją, nie po tym, jak platforma wyrzuci błąd.

W postępowaniach poniżej progów unijnych sprawa jest prostsza: dopuszczalny jest podpis zaufany (profil zaufany, bezpłatny) lub podpis osobisty (e-dowód). Kwalifikowany podpis nie jest wtedy wymagany.

Powyżej progów unijnych: wyłącznie kwalifikowany. Profil zaufany jest tam niedopuszczalny. Zasada wynika z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych.

JEDZ na platformie — co się zmieniło

W miniPortalu JEDZ składało się jako plik XML wypełniony w serwisie espd.uzp.gov.pl, zaszyfrowany kluczem publicznym zamawiającego.

Na platformie e-Zamówienia JEDZ ma formę interaktywnego formularza dostępnego bezpośrednio w systemie. Wypełniasz go online, w ramach postępowania. Nie musisz pobierać osobnego pliku i szyfrować go kluczem. Podpis składasz w momencie finalizacji oferty.

To znacząca zmiana techniczna. Znika krok z kluczem publicznym, który w miniPortalu generował najwięcej pytań. Zamiast tego pojawia się nowe ryzyko: jeśli interaktywny formularz postępowania nie jest aktywny — bo zamawiający nie udostępnił etapu składania ofert — nie złożysz JEDZ w ogóle. Platforma nie podstawi ci formularza z poprzedniego postępowania. Nie ma tu pliku, który możesz zabrać ze sobą.

Przeciążenie systemu — pułapka numer trzy

Platforma ma znany wzorzec zachowania: tuż przed terminem składania ofert ruch gwałtownie rośnie. Uploady zwalniają. Sesje wygasają. Nie jest to awaria — to efekt skali.

Firma, która zostawia wgranie oferty na ostatnie 30 minut, ryzykuje przekroczenie terminu z powodów technicznych leżących poza jej kontrolą. Platforma nie zna pojęcia „vis maior” w momencie składania ofert — przyjmuje lub nie przyjmuje pliku w zależności od tego, czy dotarł przed upływem czasu.

Zalecana rezerwa to co najmniej dwie godziny. W dużych postępowaniach o wartości powyżej progów unijnych, gdy paczka ofertowa waży kilkaset megabajtów — nawet więcej.

Po wgraniu platforma wysyła e-mail z potwierdzeniem. Brak tego e-maila to sygnał alarmowy — nie pewność problemu, ale sygnał, który wymaga natychmiastowej weryfikacji statusu oferty w systemie.

Rola Supervisora i zarządzanie uprawnieniami

miniPortal nie miał modelu uprawnień. Każdy, kto miał klucz i podpis, mógł złożyć ofertę.

Platforma e-Zamówienia wprowadza role: Supervisor i użytkownicy podmiotu. Supervisor zarządza kontem, nadaje i odbiera uprawnienia innym osobom. Jeśli Supervisor odejdzie z firmy, a konto podmiotu zostanie bez aktywnego Supervisora — dostęp do konta jest zablokowany.

Odzyskanie dostępu wymaga złożenia pisma do helpdeskowego Systemu Obsługi Zgłoszeń (SOZ), podpisanego elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu. Nie ma drogi na skróty. Platforma nie zmieni uprawnień na podstawie e-maila.

Firmy, które nie przemyślały struktury uprawnień przy rejestracji, odkrywają ten problem przy okazji kadrowej zmiany — zazwyczaj w złym momencie.

Co warto zrobić zanim pojawi się termin

Kilka spraw, które odróżniają firmy gotowe od tych, które weryfikują konto dzień przed terminem.

Sprawdź status konta podmiotu już dziś — nie przy okazji pierwszego postępowania. Upewnij się, że co najmniej dwie osoby mają uprawnienia do składania ofert. Przetestuj podpis kwalifikowany na pliku XML zanim okaże się, że dostawca certyfikatu wymaga aktualizacji oprogramowania. Zapamiętaj adres SOZ na wypadek problemów technicznych: pomoc@ezamowienia.gov.pl to adres wyłącznie informacyjny — zgłoszenia błędów składa się przez panel helpdesku po zalogowaniu.

PZP ewoluuje. Znowelizowany tekst ustawy ukazał się 24 czerwca 2026 r. Platforma e-Zamówienia dostosowuje się do zmian legislacyjnych — co oznacza, że interfejs i formularze będą się zmieniać. Instrukcje archiwalne przestają być miarodajne.

W Steinlogu listy kontrolne do konkretnych postępowań uwzględniają aktualny stan platformy — nie stan z dnia, kiedy ktoś ostatnio sprawdzał instrukcję.

Istota zmiany

miniPortal był narzędziem. Działałeś z plikiem, kluczem i podpisem — poza jakimkolwiek systemem kont.

e-Zamówienia to platforma. Twoje uprawnienia, twój podpis, twoje konto podmiotu — wszystko istnieje w ramach systemu zarządzanego przez UZP. To fundamentalna zmiana modelu.

Część firm traktuje ją jak kosmetyczną aktualizację. To dlatego platforma łapie je na etapie, który powinien być techniczną formalnością.