Co wolno poprawić, a czego nie — granica uzupełniania oferty

Jest 16:40. Termin składania ofert za niecałe cztery godziny.

Kosztorysant właśnie wysłał na Discorda wiadomość: „Znalazłem błąd w formularzu_cenowy_czesc2.xlsx. Co robimy?” Klikacie na plik. Brakuje jednej pozycji — roboty ziemne, kolumna D, wiersze 34 do 41. Wartość do odtworzenia z reszty tabeli — może. A może nie. Nie wiecie, czy zamawiający to przyjmie, odrzuci, czy wezwie was do uzupełnienia.

Nie wiecie, bo pytacie o złe pytanie.

Pytanie „czy to można naprawić?” jest puste. Właściwe pytanie brzmi: czym ten dokument jest w rozumieniu ustawy?

Podział, który decyduje o wszystkim

Prawo zamówień publicznych nie dzieli dokumentów na „ważne” i „mniej ważne”. Dzieli je na takie, które dowodzą, kim jesteście — i takie, które stanowią treść tego, co oferujecie.

Pierwsze to podmiotowe środki dowodowe: JEDZ/ESPD, oświadczenia z art. 125 ust. 1, pełnomocnictwa, dokumenty potwierdzające zdolność techniczną, finansową, brak podstaw do wykluczenia. Ich rolą jest udowodnienie, że wykonawca spełnia warunki udziału. One dotyczą was — nie zamówienia.

Drugie to treść oferty. Zakres świadczenia, ilości, jakość, warunki realizacji. To jest zamówienie. To jest to, co zamawiający kupuje.

Art. 128 ust. 1 daje wykonawcy prawo do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. Jeśli JEDZ jest niekompletny, oświadczenie brakuje, pełnomocnictwo dotyczy poprzedniego konsorcjum — zamawiający co do zasady musi wezwać do uzupełnienia. To przeważająca linia KIO, nie przepis absolutny: obowiązek odpada, gdy oferta i tak podlegałaby odrzuceniu z innej przyczyny, gdy zachodzą podstawy do unieważnienia postępowania albo gdy wykonawca złożył nieprawdziwe informacje. Nie można wtedy „naprawić” oświadczenia przez uzupełnienie.

Na treść oferty ta gwarancja nie sięga.

Kosztorys nie jest środkiem dowodowym

Tu jest pułapka. Pułapka, w którą wpada się z pełnym przekonaniem, że robi się coś słusznego.

Formularz cenowy wymagany przez SWZ — kosztorys ofertowy, tabela elementów scalonych, szczegółowe zestawienie robót — nie jest podmiotowym środkiem dowodowym. Nie jest też przedmiotowym środkiem dowodowym w rozumieniu art. 107. To element oferty. Essentialia negotii. Treść zobowiązania.

Brakuje go? Zamawiający nie ma podstawy prawnej, żeby wezwać was do złożenia go po terminie. Nie ma tu art. 128. Nie ma drugiej szansy. Jest art. 226 ust. 1 pkt 5 — treść oferty niezgodna z warunkami zamówienia — i jest odrzucenie.

Przeważająca linia KIO z lat 2024–2025 jest w tej kwestii twarda: jeśli SWZ wymagał kosztorysu jako dokumentu ofertowego, jego brak po upływie terminu składania ofert jest wadą nieuzupełnialną. Argument „to tylko informacyjny kosztorys przy ryczałcie” przestał działać. Liczy się rola, jaką SWZ przypisał dokumentowi — nie to, jak wykonawca chciałby go zaklasyfikować.

Istnieje wyjątek — wąski i faktycznie zależny od okoliczności. Jeśli brakuje jednej pozycji wewnątrz kosztorysu, a jej wartość jest rekonstruowalna z cen jednostkowych podanych przez wykonawcę gdzie indziej, bez istotnej zmiany ceny całości — może to być inna omyłka z art. 223 ust. 2 pkt 3. Ale żeby ta ścieżka zadziałała, musi być spełniony warunek podstawowy: chodzi o niezgodność z dokumentami zamówienia, a zmiana nie jest istotna. To jest ścieżka dla jednej brakującej linii w tabeli o stu pozycjach, nie dla całego brakującego dokumentu.

Gdzie jest granica poprawy

Art. 223 ust. 2 przewiduje trzy typy omyłek, które zamawiający koryguje z urzędu:

• oczywiste omyłki pisarskie — literówka, przestawiony znak,
• oczywiste omyłki rachunkowe — błąd arytmetyczny z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych,
• inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

Ten trzeci typ jest ważny. Nie musi być oczywisty. Może dotyczyć ceny. Test: czy zmiana byłaby istotna wobec całości oferty — i czy w ogóle chodzi o niezgodność z dokumentami zamówienia, a nie o coś innego. Jeśli przesłanki są spełnione, zamawiający poprawia i informuje wykonawcę. Wykonawca ma prawo zakwestionować poprawkę; jeśli to zrobi, oferta zostaje odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 11. Milczenie oznacza zgodę.

Ale błąd w obliczeniu ceny — zła stawka VAT, błędna podstawa kalkulacji, cena zbudowana na niewłaściwych założeniach — to nie jest omyłka rachunkowa. To jest błąd w obliczeniu ceny lub kosztu w rozumieniu art. 226 ust. 1 pkt 10. Odrębna, samodzielna podstawa odrzucenia. Niekorygowalny.

Różnica między omyłką a błędem w obliczeniu ceny nie leży w wielkości kwoty. Leży w tym, czy źródłem problemu jest arytmetyka, czy przyjęte założenia.

Wezwanie do wyjaśnień to nie to samo co uzupełnienie

Zamawiający ma jeszcze jedno narzędzie — art. 223 ust. 1. W toku badania i oceny ofert może żądać wyjaśnień dotyczących treści oferty. Może zapytać, jak rozumiecie dany zakres, co mieliście na myśli pod daną pozycją, jakie założenia przyjęliście.

Czego nie może — to negocjować. I czego nie może — to dopuszczać zmiany treści oferty. Wyjaśnienia są odtworzeniem tego, co oferta zawierała w chwili upływu terminu. Nie są możliwością dopisania tego, czego w ofercie nie było.

Granica jest cienka. Wykonawcy często ją przekraczają, bo wyjaśnienia brzmią jak szansa. Nie są. Są lustrem — mogą tylko pokazać, co było. Nie mogą dodać czegoś nowego.

Dlaczego błędna klasyfikacja kosztuje więcej niż błąd

Piotrek z poprzedniego miesiąca wgrał zły JEDZ. To katastrofa o 23:40, ale co do zasady ratowalna — zamawiający musi wezwać do uzupełnienia na podstawie art. 128. Jeden raz, co do zasady. Jeśli wezwanie było niejasne, niedokładne, nie wskazywało co konkretnie jest nie tak — to wezwanie się nie „zużywa”. Wykonawca może żądać precyzyjnego powtórzenia. Dopiero poprawne, jednoznaczne wezwanie uruchamia termin i liczy się jako to jedno.

Ale jeśli kosztorysant wysłał formularz_cenowy_czesc2.xlsx bez kluczowych pozycji — to jest inna kategoria problemu. Nie ma procedury naprawczej. Nie ma wezwania do uzupełnienia. Jest tylko termin, który minął, i oferta, która nie spełnia wymagań SWZ.

Błąd w ofercie bywa wybaczalny. Błąd w tym, co wolno poprawić — już nie.

Co to zmienia w praktyce

Zanim oferta wyjdzie z firmy, każdy dokument powinien mieć przypisaną klasyfikację: podmiotowy środek dowodowy, przedmiotowy środek dowodowy albo element treści oferty. To nie jest formalność. To jest mapa ryzyka.

Przedmiotowe środki dowodowe (art. 107) rządzą się osobną logiką: co do zasady nie podlegają uzupełnieniu — chyba że zamawiający przewidział taką możliwość w SWZ. A te, które potwierdzają cechy oferty powiązane z kryteriami oceny, nie podlegają uzupełnieniu w ogóle (art. 107 ust. 3). Klasyfikacja musi to uwzględniać.

Jeśli JEDZ i referencje są pod dobrą kontrolą, ale kosztorys składa kosztorysant z pliku w wersji roboczej — ryzyko jest odwrócone. Bo błąd w JEDZ-u można uzupełnić. Brakującej strony formularza cenowego — nie.

Część firm zarządza tym przez checklisty w Excelu, część przez folder na wspólnym dysku. W Steinlogu widać to inaczej: każde wymaganie SWZ ma przypisanego właściciela i termin, więc klasyfikacja jest widoczna zanim ktokolwiek zacznie panikować na Discordzie. Niezależnie od narzędzia — klasyfikacja przed terminem, nie po.

Ofert nie odrzuca się za pomyłkę. Odrzuca się je za pomyłkę, której nie dało się już naprawić — bo trafiła w dokument, który był zamarznięty od chwili złożenia.