Drie UEA's, één combinatie — de meest gemaakte fout bij gezamenlijk inschrijven op TenderNed

Het is kwart voor vijf. Inschrijvingstermijn om 17:00. De penvoerder heeft zijn UEA al ingediend via de TenderNed-wizard. Zijn partner — Bouwbedrijf Teunissen, verantwoordelijk voor de constructieve uitvoering — heeft een PDF ingevuld en teruggestuurd per mail. Ergens. Aan iemand.

Het bestand heet UEA_Teunissen_definitief_v2.pdf.

De penvoerder opent het dashboard. Zoekt naar de uploadknop. Realiseert zich dat hij niet precies weet waar die PDF naartoe moet. Vraagt het aan de officemanager. Die weet het ook niet.

Om 17:01 sluit de kluis.

De inschrijving wordt terzijde gelegd. Niet omdat de stukken inhoudelijk kloppen of niet kloppen, maar omdat er twee UEA’s bij zitten in plaats van drie.

Wat een combinatie juridisch is

Twee of meer ondernemers die gezamenlijk inschrijven, vormen een combinatie. De juridische grondslag staat in artikel 2.52 van de Aanbestedingswet 2012. Als de opdracht wordt gegund, zijn alle combinanten contractspartij van de aanbestedende dienst. Ze zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering.

Een aanbesteder mag in de aanbestedingsfase niet eisen dat de combinatie al een bepaalde rechtsvorm heeft. Dat staat expliciet in artikel 2.52 lid 4 Aanbestedingswet. Na gunning mag dit wel, maar alleen als het voor de goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk is.

De combinatie bestaat in de aanbestedingsprocedure op papier, niet in de KvK.

Drie documenten, niet één

Dit is waar het steevast fout gaat.

Een combinatie van twee partijen moet drie afzonderlijke UEA-documenten indienen. Geen twee, geen één gecombineerd formulier. Drie.

Eén voor de penvoerder. Eén voor de tweede combinant. En als een van hen zich beroept op de draagkracht van een externe derde om aan geschiktheidseisen te voldoen, ook één voor die derde.

Dit volgt uit EU-verordening 2016/7, het standaardformulier voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De verordening is helder: bij een combinatie moet voor elk van de deelnemende ondernemers een afzonderlijk UEA worden ingediend met de gegevens gevraagd in de delen II tot en met V.

In TenderNed verloopt dit niet symmetrisch.

De penvoerder maakt zijn UEA aan via de UEA-wizard in zijn dashboard. De andere combinanten gebruiken niet de wizard. Zij vullen de UEA-PDF in die de aanbestedende dienst bij de aankondiging heeft gepubliceerd, en uploaden die via het dashboard van de penvoerder, onder “Vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in” gevolgd door “Upload UEA”.

Twee verschillende ingangen. Eén dashboard. Eén penvoerder die de regie heeft.

Als de penvoerder de regie niet pakt, wordt de UEA van de partner niet geüpload. Of te laat. Of in een verkeerde bestandsnaam die daarna in de mailbox ligt te wachten terwijl de kluis al gesloten is.

Deel II A: wat elke combinant invult

In Deel II A van het UEA staat de vraag: neemt u samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?

Elke combinant beantwoordt die vraag met ja. Elke combinant vermeldt zijn rol binnen de combinatie. Elke combinant noemt de namen van de overige combinanten.

Dit is niet optioneel en niet voor de penvoerder alleen. De aanbestedende dienst controleert per UEA of de aanduiding klopt. Als combinant A zichzelf aanmerkt als deelnemend aan een combinatie maar combinant B zijn UEA heeft ingevuld als zelfstandig inschrijver, ontstaat een onduidelijkheid die tot terzijdelegging kan leiden.

Het wordt nog ingewikkelder als een combinant zich beroept op de draagkracht van een derde — een moederbedrijf, een gelieerde entiteit — om aan een geschiktheidseis te voldoen. Dat beroep wordt ingevuld in Deel II C van het UEA. Die derde moet vervolgens ook een eigen UEA indienen. Het telt als een vierde document in het dossier.

Geschiktheidseisen: optellen, maar niet altijd

De hoofdregel is gunstig. Combinanten mogen hun draagkracht bij elkaar optellen. Heeft alleen de penvoerder drie relevante referentieopdrachten, maar de andere combinant geen enkele, dan volstaat dat in principe als de eis voor de combinatie als geheel is geformuleerd.

Bij technische en professionele bekwaamheid werkt dat relatief soepel. Bij financiële geschiktheid is het anders.

Als een aanbesteder eist dat de inschrijver beschikt over een positief eigen vermogen, dan moet de combinatie als geheel na saldering voldoen. Het negatieve eigen vermogen van combinant B moet worden afgetrokken van het positieve eigen vermogen van combinant A. Resteert een negatief getal, dan voldoet de combinatie niet.

Een uitspraak uit begin 2024 maakt dit concreet: een combinatie werd terzijde gelegd omdat het eigen vermogen van één combinant onduidelijk was. Niet negatief — onduidelijk. De aanmeldingsdocumenten lieten geen saldering toe. De andere combinant had ruim voldoende eigen vermogen, maar de combinatie als geheel kon de som niet aantonen.

Dat is de valkuil: de optelregel werkt alleen als de getallen van alle combinanten op tafel liggen.

Zwaardere eisen voor een combinatie

Sommige aanbesteders stellen voor combinaties strengere eisen dan voor zelfstandige inschrijvers. Bijvoorbeeld: elke combinant moet afzonderlijk beschikken over een ISO-certificering. Of referentieopdrachten mogen niet worden gecombineerd.

Dat mag, maar niet zonder motivering. De Gids Proportionaliteit verplicht aanbestedende diensten om eisen te stellen die in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Een zwaardere eis voor een combinatie is disproportioneel tenzij er een concrete reden voor is. Die reden moet in de aanbestedingsdocumenten staan.

Stuit u als combinatie op zo’n eis, vraag dan om verduidelijking in de Nota van Inlichtingen. Beargumenteer waarom de eis buiten verhouding is. Doet de aanbesteder niets met uw verzoek, dan rest een formele klacht of een gerechtelijke procedure.

De uitsluitingsgrond van één combinant

Artikel 2.86 Aanbestedingswet regelt de verplichte uitsluitingsgronden. Artikel 2.87 de facultatieve.

Lang gold in de praktijk de redenering: als één combinant onder een uitsluitingsgrond valt, valt de hele combinatie. Dat beeld is inmiddels genuanceerd.

Het Hof van Justitie van de EU oordeelde in 2023 dat automatische uitsluiting van alle leden van een combinatie wegens het gedrag van één lid in strijd is met het evenredigheidsbeginsel. De aanbestedende dienst moet individueel en concreet beoordelen of het gedrag van het betrokken lid aan de uitsluitingsgrond voldoet, en of uitsluiting van dat specifieke lid rechtvaardigt dat de gehele combinatie buiten de procedure valt.

Bij facultatieve uitsluitingsgronden geldt dit des te sterker.

Dit betekent niet dat het risico weg is. Het betekent dat u bij het samenstellen van een combinatie de integriteitsachtergrond van elke partner serieus neemt. Niet als formaliteit, maar als onderdeel van de risicoafweging.

Wat dit in de praktijk vraagt

Combinatie-inschrijvingen vereisen meer regie dan een zelfstandige inschrijving. Niet omdat de wet moeilijker is, maar omdat de coördinatie tussen meerdere partijen een apart soort discipline vraagt.

Wie is penvoerder? Wie uploadt welke documenten? Wie bewaakt de termijnen voor de UEA-PDF’s van de andere combinanten? Wie controleert of de rollen in Deel II A consistent zijn ingevuld?

Als dat niet van tevoren vastligt — en schriftelijk, niet in een app-gesprek — dan betaalt u de prijs op het moment dat de kluis sluit.

De vraag is niet of uw stukken inhoudelijk kloppen. Dat is een tweede vraag. De eerste vraag is of alle stukken er überhaupt in zitten.

Een gestructureerde aanbieding waarbij ieder haar document tijdig aanlevert en de penvoerder regie houdt op wat er in het TenderNed-dossier staat — dat is waar het op aankomt. Steinlog is gebouwd voor precies dat coördinatieprobleem: wie levert wat, wanneer, en is het er al?

Want UEA_Teunissen_definitief_v2.pdf in een mailbox is geen inschrijving.

Het is een bestand dat te laat op de verkeerde plek stond.