La copie de sauvegarde — le filet analogique d'une procédure 100 % numérique

Il est 23h17. La barre de progression affiche 94 % depuis plusieurs minutes.

Sophie Marchand, conductrice de travaux dans une PME de génie civil à Lyon, regarde l’écran. Connexion stable. Fichiers conformes. Elle avait tout préparé deux jours avant. L’upload a commencé il y a une vingtaine de minutes. La plateforme a enregistré le début de la transmission.

Quarante-trois minutes avant la clôture. La barre ne bouge plus.

Elle rafraîchit. Rien. Elle attend. Rien. Le profil d’acheteur finit par afficher un message d’erreur serveur. La transmission ne se terminera pas.

Sur son bureau, à droite du clavier, une clé USB étiquetée à la main : « COPIE DE SAUVEGARDE — Marché n° 2024-0047 — Sophie Marchand — [nom de l’entreprise] ».

Elle l’a préparée. Elle a relu l’article R. 2132-11 du Code de la commande publique. Elle sait exactement ce qu’elle doit faire.

Ce que dit le droit, sans détours

L’article R. 2132-11 du CCP, modifié par le décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022, est d’une clarté presque brutale : un candidat ou soumissionnaire qui transmet par voie électronique peut faire parvenir à l’acheteur une copie de sauvegarde — dans les conditions fixées par arrêté. Cette copie n’est prise en compte que si elle parvient à l’acheteur dans le délai de remise des candidatures ou des offres.

Pas après. Dans le délai.

L’arrêté d’application du 22 mars 2019 (NOR ECOM1831545A), désormais intégré à l’Annexe 6 du CCP, précise les modalités de transmission, les délais et, surtout, les deux seules conditions dans lesquelles l’acheteur peut l’ouvrir.

Deux conditions. Pas trois. Pas « en cas de doute ». Deux.

Première condition : un programme informatique malveillant — un virus — est détecté dans les plis transmis par voie électronique. La trace de cette détection doit être conservée.

Deuxième condition : une candidature ou une offre électronique est reçue incomplète, hors délais, ou n’a pu être ouverte — à la condition expresse que la transmission ait commencé avant la clôture du délai.

C’est tout. En dehors de ces deux cas, la copie de sauvegarde n’est pas ouverte. Elle est détruite.

Un filet de sécurité, pas une porte de sortie

Ce dispositif mérite d’être compris pour ce qu’il est réellement : un pli de secours conçu pour absorber la défaillance technique, pas pour réparer une erreur de dernière minute ou combler une offre incomplète.

L’acheteur ne l’ouvre pas par curiosité. Il ne l’ouvre pas parce que vous avez appelé le standard. Il l’ouvre dans les deux cas prévus par le texte, et dans ces deux cas seulement.

Si un virus est détecté dans votre copie de sauvegarde, cette copie est elle-même écartée. Si elle est ouverte et saine, elle est conservée dans les conditions prévues aux articles R. 2184-12, R. 2184-13 et R. 2384-5 du CCP selon la procédure concernée. Si elle n’est pas ouverte ou si elle est écartée, elle est détruite.

Une décision du Tribunal administratif de Marseille, rendue le 25 août 2025 (n° 2509561), illustre ce que coûte l’absence de copie de sauvegarde. Selon ce qui en est rapporté, un candidat dont les fichiers PDF n’avaient pu être ouverts s’est vu attribuer la note la plus basse sur le critère concerné. Le juge a rappelé que c’est au candidat qu’il appartient de garantir l’accessibilité de ses fichiers et, à défaut, de transmettre une copie de sauvegarde conformément à l’article R. 2132-11. La défaillance technique ne pesait pas sur l’acheteur.

La note la plus basse. Pour des fichiers illisibles. Sans copie de sauvegarde.

Les supports autorisés, et ce que change 2023

Jusqu’à l’arrêté du 14 avril 2023, les supports admis pour la copie de sauvegarde étaient exclusivement physiques : papier ou support électronique physique — clé USB, CD-Rom. Le pli devait porter la mention manuscrite ou imprimée « copie de sauvegarde ».

L’arrêté du 14 avril 2023 a introduit une troisième voie : la transmission par voie électronique. Mais cette option n’est pas un droit par défaut. L’acheteur doit l’avoir expressément autorisée dans les documents de la consultation.

C’est là que la réforme révèle sa logique profonde.

Si vous transmettez votre copie de sauvegarde par voie électronique, l’outil utilisé doit être distinct du profil d’acheteur — et fonctionner précisément si ce profil d’acheteur défaille. Il doit respecter les exigences minimales fixées par l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux moyens de communication électronique (Annexe 8 du CCP) : horodatage précis de la réception, identification de l’acheteur et de l’opérateur économique, intégrité des données, accusé de réception.

Ce n’est pas une contrainte bureaucratique. C’est la condition de validité du filet de secours.

Un outil de sauvegarde électronique qui tombe en panne en même temps que la plateforme principale n’est pas un filet de secours. C’est une deuxième plateforme principale.

Ce que vous devez vérifier avant chaque dépôt

La copie de sauvegarde n’est pas une pratique optionnelle pour les marchés importants. C’est une discipline à intégrer dans le processus de préparation de chaque dossier, quel que soit le montant.

Vérifiez d’abord ce que les documents de la consultation autorisent : support physique uniquement, ou voie électronique également. Si la voie électronique est autorisée, identifiez l’outil désigné par l’acheteur — et assurez-vous qu’il n’est pas hébergé sur le même profil d’acheteur que celui où vous déposez votre offre principale.

Préparez votre copie à l’identique de votre offre électronique. Pas une version antérieure. Pas un dossier « presque complet ». La copie de sauvegarde est une réplique exacte du pli que vous avez transmis ou que vous tentez de transmettre.

Étiquetez correctement le support physique avec la mention « copie de sauvegarde », le numéro du marché, votre raison sociale, le nom du contact.

Transmettez-la avant la clôture du délai. Pas cinq minutes avant. Plusieurs heures avant, si les circonstances le permettent. La règle est simple : la copie doit parvenir à l’acheteur dans le délai de remise. Aucun texte ne prévoit de délai supplémentaire une fois la clôture intervenue.

Conservez votre accusé de réception ou, pour un envoi physique, votre preuve d’envoi.

La discipline qui protège l’entreprise

Il est tentant de traiter la copie de sauvegarde comme une précaution théorique — utile dans des cas extrêmes, négligeable dans la pratique quotidienne.

C’est une erreur d’appréciation.

Les plateformes de dématérialisation sont robustes. Elles tombent quand même. Les fichiers sont conformes. Ils s’avèrent illisibles à l’ouverture. Les connexions sont stables. Elles se coupent à 94 % de progression.

Ces situations sont rares. Elles ne sont pas improbables.

La jurisprudence ne demande pas si votre plateforme était défaillante. Elle demande si vous avez mis en place le dispositif que le législateur a prévu pour exactement ce cas de figure.

Dans les marchés publics de travaux, une offre non retenue parce qu’un fichier était illisible — sans copie de sauvegarde — n’est pas une malchance. C’est une absence de procédure.

Steinlog intègre ces vérifications dans le flux de préparation du dossier, pour que ce type de contrôle ne repose pas sur la mémoire d’un collaborateur à minuit moins vingt.

Sophie Marchand avait envoyé sa clé USB en recommandé avec accusé de réception trois jours avant la clôture. Elle avait conservé le récépissé.

La plateforme avait enregistré le début de la transmission. Le fichier était arrivé incomplet côté serveur et n’avait pu être ouvert. La condition était remplie : la transmission avait commencé avant la clôture.

L’acheteur a ouvert la copie de sauvegarde.

L’offre a été prise en compte.