KI in der Angebotsvorbereitung — was geht, was nicht geht, was Sie verantworten

Es ist 9:12 Uhr. Markus öffnet die Vergabeunterlagen auf DTVP.

LB_Strassenbau_Nordring_Erweiterung_2026_v2.x83 — 284 Seiten Leistungsbeschreibung im GAEB-Format, dazu ein 47-seitiger Vertragsentwurf, vier Eignungsformblätter und eine tabellarische Zuschlagskriterienmatrix, die er noch nicht durchgearbeitet hat. Abgabetermin: Freitag, 12:00 Uhr. Heute ist Montag.

Er zieht die Unterlagen in ein KI-Tool, das er seit Januar nutzt. Fünf Minuten später: eine strukturierte Zusammenfassung. Eignungsanforderungen, Mindestjahresumsatz, geforderte Referenzen, Gewichtung der Zuschlagskriterien, Ausschlussgründe.

Er lehnt sich zurück.

Dann liest er die Zusammenfassung noch einmal — diesmal mit dem Originaltext nebenher.

Die Maschine liest schnell. Sie versteht nicht alles.

KI-gestützte Dokumentenanalyse ist heute kein Nischenprodukt mehr. Spezialisierte Tools wie BidFix.ai (München, gestartet März 2026), BlackSwanAI (analysiert GAEB- und VOB-Dokumente aus fünf Perspektiven) oder Vergabepilot.ai sind auf den deutschen Markt zugeschnitten. Auch das Deutsche Ausschreibungsblatt hat im März 2026 einen KI-Chatbot integriert, der Bekanntmachungen zusammenfasst und Rückfragen beantwortet.

Was diese Tools können: Vergabeunterlagen mit 80 bis 300 Seiten in Minuten strukturieren. Eignungskriterien, Fristen, Zuschlagskriterien und geforderte Nachweise extrahieren. Referenzdatenbanken nach Passgenauigkeit filtern. Fachkonzept-Entwürfe auf Basis des Unternehmensprofils erzeugen. Vorlagen für Formblätter vorbefüllen.

Praxisberichte nennen eine Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent bei der Dokumentenaufbereitung.

Was diese Tools nicht können: die Verantwortung übernehmen.

Wenn die KI eine Frist falsch ausliest — und das kommt vor — ist das kein Softwarefehler im Vergabeverfahren. Es ist Ihr Fehler. Bieter tragen die vollständige Verantwortung dafür, dass ihr Angebot fristgerecht, vollständig und entsprechend den Vorgaben eingereicht wird. Die Vergabestelle ist an die Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung gebunden. Sie kann Nachsicht nicht verordnen.

Praktisch bedeutet das: Jede Aussage zur Frist, zum Eignungsnachweis, zur Preisangabe, die aus einer KI-Ausgabe kommt, muss manuell auf die Originalstelle im Dokument zurückgeführt werden. Ohne Rückbindung an Dokument, Abschnitt und Seitenzahl ist die Ausgabe keine belastbare Grundlage.

Was das Vergaberecht dazu sagt — und was es nicht sagt

Ein generelles Verbot KI-generierter Angebotsinhalte existiert im deutschen Vergaberecht nicht. Christian Braun hat in der NZBau (Heft 3/2026) argumentiert, ein solches Verbot wäre schwer begründbar und praktisch kaum kontrollierbar.

Sinnvoller, so seine Einschätzung: Offenlegungspflichten in den Vergabeunterlagen, kombiniert mit Aufklärungsgesprächen nach §60 VgV — dort kann die Vergabestelle prüfen, ob ein Bieter sein Angebot fachlich durchdrungen hat oder ob er eine Maschine hat reden lassen.

Das ist der eigentliche Risikopunkt. Nicht die KI, die Ihren Text formatiert. Sondern das Angebot, das Behauptungen enthält, die kein Mensch in Ihrem Haus erklären kann.

Eigenerklärungen — hier hört der Automatismus auf

Ab 1. Juli 2026 gilt das Vergabebeschleunigungsgesetz (BGBl. I 2026 Nr. 137). Es bringt eine Verschiebung, die für Bieter direkt relevant ist: Der neue §122 GWB stärkt das Primat der Eigenerklärung. Eignungsnachweise sollen künftig „regelmäßig” per Eigenerklärung erfolgen. Weitergehende Unterlagen — Zertifikate, Bescheinigungen, Nachweise — dürfen erst von aussichtsreichen Bietern verlangt werden. Das Stufenmodell entlastet die frühe Angebotsphase.

Gleichzeitig hebt das Gesetz die Direktauftragswertgrenze im Bundesbereich auf 50.000 Euro netto (§55 Abs. 2 BHO n.F.). Mehr Aufträge laufen ohne förmliches Verfahren. Für Unternehmen bedeutet das: Sichtbarkeit bei Auftraggebern gewinnt an Bedeutung.

Aber zurück zur Eigenerklärung.

Eine Eigenerklärung — ob EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung), ob nationales Formblatt — ist eine persönliche Erklärung. Sie erklären darin, dass Ausschlussgründe nach §123 oder §124 GWB nicht vorliegen. Dass Ihr Unternehmen leistungsfähig, zuverlässig und fachkundig ist. Dass die Angaben zur Referenz der Wahrheit entsprechen.

KI kann diese Formulare vorbefüllen. Sie kann Konsistenz zwischen Umsatzangabe im Formblatt und Umsatzangabe im Konzept prüfen. Sie kann auf fehlende Pflichtfelder hinweisen.

Unterzeichnen muss ein Mensch. Und dieser Mensch haftet.

Wenn die KI eine Referenz falsch zugeordnet hat — das Projekt war in einem anderen Gewerk, der Auftragswert liegt unterhalb der Mindestanforderung — ist das keine technische Panne. Es ist eine falsche Angabe im Vergabeverfahren. Mit den bekannten Konsequenzen: Ausschluss, Eintragung ins Wettbewerbsregister, möglicherweise Schadensersatzpflicht.

Wo KI wirklich Aufwand spart

Die strukturelle Asymmetrie, die Jakob Reuschlein in egovernment.de (März 2026) beschrieben hat, ist real: Die Bieterseite professionalisiert sich mit KI schneller, als Vergabestellen KI-Applikationen vergaberechtskonform beschaffen können. Bieter nutzen generative KI, um Angebote passgenau auf Bewertungsmatrizen zuzuschneiden, Bieterfragen zu formulieren und mehrere Verfahren parallel zu bedienen.

Das ist kein Wettbewerbsvorteil, der verschwindet. Er wird größer.

Was sinnvoll ist, ohne Rechtsunsicherheit zu erzeugen:

Dokumentenanalyse mit menschlicher Freigabe. Lassen Sie die KI strukturieren — Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Gewichtung, Fristen, geforderte Nachweise. Prüfen Sie jede Extraktion gegen das Original. Nicht jede, sondern jede ausschlussrelevante.

Referenzverwaltung zentral und maschinenlesbar. Wer Referenzen in einer strukturierten Datenbank hält — Gewerk, Auftragswert, Auftraggeber, Fertigstellungsdatum, Ansprechpartner — kann KI nutzen, um passende Referenzen für jede neue Ausschreibung automatisch vorzuschlagen und zu formatieren. Das spart pro Angebot Stunden. Der Mensch wählt aus und verifiziert.

Entwürfe für Fachkonzepte — als erster Entwurf, nicht als Endprodukt. Aus dreißig Stunden Schreibarbeit werden acht Stunden Überarbeitung. Das funktioniert, wenn das Unternehmensprofil präzise hinterlegt ist. Es funktioniert nicht, wenn niemand mehr prüft, ob der Text mit Ihrer tatsächlichen Leistungsfähigkeit übereinstimmt.

Formale Vollständigkeitsprüfung vor der Einreichung. Sind alle Pflichtanlagen beigefügt? Ist die Signatur korrekt? Stimmen Nummerierungen? Diese Prüfung kostet keine vergaberechtliche Substanz — sie verhindert Ausschlüsse, die nichts mit Ihrer fachlichen Qualifikation zu tun haben.

Was die KI-Verordnung für Bieter bedeutet

Die EU-KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet primär Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Für Bieter wird sie indirekt relevant.

Erstens: Ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-VO verbindlich. Die Europäische Kommission hat am 8. Mai 2026 einen Leitlinien-Entwurf veröffentlicht, der klarstellt: KI-generierte Zusammenfassungen und Texte können kennzeichnungspflichtig sein — einfache Rechtschreibkorrekturen hingegen nicht. Ob das Angebots-Fachkonzepte in Vergabeverfahren erfasst, ist noch offen. Vergabestellen können jedoch entsprechende Anforderungen in den Vergabeunterlagen verankern.

Zweitens: Wer im Kontext von KI-Beschaffungen als Bieter auftritt — also selbst KI-Systeme anbietet — muss nach Angaben in Bekanntmachungen von BSI und Bundesnetzagentur zunehmend KI-Governance-Nachweise erbringen. ISO/IEC 42001 entwickelt sich dabei zum Standard, den Bieter ohne Zertifikat nicht mehr durch bloße Eigenerklärungen ersetzen können.

Die eigentliche Frage

Die KI liest Ihre Vergabeunterlagen schneller als Sie. Sie vergisst nichts, übersieht nichts — bis sie halluziniert.

Wer das weiß und entsprechend arbeitet — KI für Struktur und Entwurf, Mensch für Verantwortung und Prüfung — hat einen echten Vorteil in einem Markt, in dem der Aufwand für Angebotsvorbereitung die Marge frisst, bevor der Zuschlag erteilt ist.

Wer die Maschine zu weit vorlässt, bekommt ein Angebot zurück, das schnell erstellt, formal vollständig und inhaltlich nicht vertretbar ist.

Wie das in der Praxis aussehen kann — Dokumentenanalyse, Referenzverwaltung, Vollständigkeitsprüfung in einem durchgängigen Workflow — zeigt Steinlog, das genau für diesen Anwendungsfall gebaut wurde.

Aber zuerst kommt Markus. Er schließt die KI-Zusammenfassung und öffnet das Originaldokument.

Seite 47. Eignungskriterien. Er liest selbst.