GAEB DA-XML: Was .x83, .x84 und .x86 bedeuten

GAEB DA-XML ist der XML-basierte Datenaustauschstandard des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen (GAEB) für Leistungsverzeichnisse in der Bauvergabe. Die Dateiendung kodiert zwei Informationen gleichzeitig: der Buchstabe bezeichnet die Format-Generation (X = XML), die beiden Ziffern die Vergabephase. Konkret bedeutet das: .x83 ist die Angebotsaufforderung — das LV kommt vom Auftraggeber, ohne Preise. .x84 ist die Angebotsabgabe — der Bieter trägt seine Einheitspreise ein und schickt diese Datei zurück. .x86 steht für die Auftragserteilung, nicht für einen Nachtrag. Aktuelle Version ist GAEB DA XML 3.3 (Ausgabe 2023-01), herausgegeben bei DIN.

Was GAEB und GAEB DA-XML sind

Der GAEB — Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen — existiert seit 1966. Im Hauptausschuss sind öffentliche und private Auftraggeber, Architekten, Ingenieure, die Bauwirtschaft und Bausoftwarehäuser über ihre Spitzenorganisationen vertreten. Der GAEB gehört zum Deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen (DVA); seine Geschäftsstelle ist dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) zugeordnet. Die Regelungen werden bei DIN herausgegeben.

GAEB DA steht für „GAEB-Datenaustausch”: genormte Regeln für den elektronischen Austausch von Informationen über AVA-Prozesse (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung). GAEB DA-XML ist die XML-basierte Ausprägung dieses Standards — schema-validiert gegen XSD-Schemata, international anerkannt, und seit 2002 der Quasi-Standard für Leistungsverzeichnisse im deutschen Bauwesen.

Der Zweck ist technisch präzise: verlustfreier, maschinenlesbarer Austausch von LV-Daten zwischen Auftraggeber, Planer und Bieter über AVA-Software. Wer Vergabeunterlagen manuell aus Word oder Excel abschreibt, riskiert Übertragungsfehler. Wer die X-Datei direkt in sein AVA-Programm einliest, übernimmt Struktur, Texte, Mengen und Positionen exakt so, wie der Auftraggeber sie erstellt hat.

Die zwei Achsen der Dateiendung

Eine GAEB-Dateiendung hat immer die Form [Buchstabe][zwei Ziffern] — zum Beispiel X83, D84 oder P86. Beide Teile sind unabhängig voneinander zu lesen.

Der Buchstabe = die Format-Generation:

• D — GAEB 90 (zeilenorientierter Klartext, Endungen .d8x)
• P — GAEB 2000 (schlüsselwortorientiert, formatierte Langtexte und Grafiken möglich, Endungen .p8x)
• X — GAEB DA XML (XML-basiert, Endungen .x8x)

Die Ziffern = die Vergabephase (81, 82, 83, …): Sie kodieren die Rolle der Datei im Verfahrensablauf.

Ein wichtiger Praxis-Hinweis: Die XML-Versionsnummer (3.1 / 3.2 / 3.3) steht nicht in der Dateiendung, sondern im XML-Header der Datei. Eine .x83 kann also intern Version 3.1, 3.2 oder 3.3 sein — das empfangende AVA-Programm muss die jeweilige Version verarbeiten können.

Die Phasen .x80 bis .x89 im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt die offiziellen Phasenbelegungen laut GAEB DA XML 3.3 (Quelle: gaeb.de, Paket Leistungsverzeichnis, Ausgabe 2023-01):

Phase	XML	GAEB 90	GAEB 2000	Bezeichnung	Inhalt	Ersteller
80	.x80	.d80	.p80	Universelle LV-Daten / LV-Katalog	Stamm-/Mutter-LV, phasenunabhängig	beliebig
81	.x81	.d81	.p81	Leistungsbeschreibung	OZ, Kurz-/Langtext, Einheit — ohne Mengen, ohne Preise	Planer/Architekt
82	.x82	.d82	.p82	Kostenanschlag	wie 81 plus Mengen und Schätzpreise	Planer (Budgetphase)
83	.x83	.d83	.p83	Angebotsaufforderung	OZ, Texte, Einheiten, Mengen — keine Preise	Auftraggeber → Bieter
84	.x84	.d84	.p84	Angebotsabgabe	OZ plus eingetragene Einheits- und Gesamtpreise	Bieter → Auftraggeber
85	.x85	.d85	.p85	Nebenangebot	alternative Ausführungsvarianten mit Preisen	Bieter → Auftraggeber
86	.x86	.d86	.p86	Auftragserteilung	LV mit beauftragten Zuschlagspreisen; Bauvertrag geschlossen	Auftraggeber → Auftragnehmer
87	.x87	—	.p87	Auftragsbestätigung	Bestätigung des Auftragnehmers	Auftragnehmer
89	.x89 / .x89B	—	—	Rechnung / rechnungsbegründende Unterlage	Rechnung auf LV-/Aufmaß-Basis; X89B = E-Rechnung (nur XML)	Auftragnehmer

Was die X84 tatsächlich enthält — und was nicht

Die X84 enthält bewusst nur Ordnungszahlen und Preise. Texte, Langtexte und Mengen fehlen — nicht weil sie verloren gingen, sondern weil die X84 inhaltlich auf die zugehörige X83 aufsetzt. Der Auftraggeber liest X83 (Original) und X84 (Preise des Bieters) zusammen ein und erstellt daraus den Preisspiegel. Dieses Design erklärt die wichtigste Bieter-Regel: Die Struktur der X83 darf nicht verändert werden. Verschobene oder umnummerierte Positionen lassen sich nicht sauber zurückspielen — der Preisspiegel scheitert.

Zur Feldbelegung je Phase (Quelle: gaeb-online.de):

Element	X81	X82	X83	X84
Ordnungszahl (OZ)	Ja	Ja	Ja	Ja
Kurztext	Ja	Ja	Ja	Nein
Langtext	Ja	Ja	Ja	Nein
Menge	Nein	Ja	Ja	Nein
Einheit	Ja	Ja	Ja	Nein
Einheitspreis (EP)	Nein	Ja (Schätz)	Nein	Ja
Gesamtbetrag (GB)	Nein	Ja (Schätz)	Nein	Ja

Historische Randnotiz: Bis GAEB XML 3.1 konnte eine X83 auch Preise enthalten. Seit Version 3.2 ist X83 = ohne Preise. Für laufende Vergaben im Jahr 2026 spielt das keine Rolle mehr.

.x86 ist kein Nachtrag

Diese Verwechslung taucht regelmäßig in Sekundärquellen auf und ist vergaberechtlich gefährlich. Die Fakten:

.x86 = Auftragserteilung. Mit dem Zuschlag und der X86 ist der Bauvertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschlossen. Die Datei enthält das vollständige LV mit den beauftragten Zuschlagspreisen. Viele AVA-Programme übernehmen die Preise als Festpreise — gewollt, damit Einzel- und Gesamtpreise unverändert als Vertragsgrundlage erhalten bleiben.

Nachträge sind in GAEB DA XML 3.3 keine eigenständige Phase. Phase 88 existiert nur in älteren Versionen (GAEB XML 1/2, 3.1, GAEB 2000); in der aktuellen Version 3.3 ist sie nicht enthalten. Nachtragsleistungen werden in der Praxis über X83 (Angebotsaufforderung für die Nachtragsposition) und X84 (Preisabgabe des Auftragnehmers) abgebildet. Das ist derselbe Mechanismus wie in der ursprünglichen Vergabe — nur mit den geänderten bzw. zusätzlichen Positionen.

Versionsgeschichte im Überblick

Drei Format-Generationen sind noch im Umlauf:

• GAEB 90 (.d8x): Zeilenorientierter Klartext, keine Formatierung, keine Grafiken. Heute Legacy — taucht noch bei kleinen oder älteren Auftraggebern auf. Der GAEB pflegt diese Generation nicht mehr fachlich weiter.
• GAEB 2000 (.p8x): Schlüsselwortorientiert; erstmals formatierte Langtexte (fett, kursiv, Tabellen) und Grafiken im Langtext möglich. Übergangsformat, heute selten.
• GAEB DA XML (.x8x): GAEB 2000 in XML beschrieben; schema-validiert, international kompatibel. Heute faktischer Standard. Unterversionen: XML 3.0 (2004), 3.1 (2007), 3.2 (2013), 3.3 (freigegeben 2019, aktuelle Ausgabe 2023-01). Version 3.3 brachte GUIDs für BIM-Anbindung (referenzierbare Objekte) und die Phase X89B für die E-Rechnung.

Die aktuelle verbindliche Version ist GAEB DA XML 3.3, Ausgabe 2023-01. Das LV-Paket entspricht inhaltlich dem Stand 2021-05; in der Ausgabe 2023-01 wurde lediglich das Paket Mengenermittlung (X31) geändert, das nun eingebettete Anlagen (Bilder, PDF) im Base64-Format übertragen kann.

Eine Beta-Version GAEB DA XML 3.4 (Ausgabe 2026-03) steht auf gaeb.de zur Erprobung bereit. Beta bedeutet hier ausdrücklich: keine eingeführte, produktiv verbindliche Version. Produktiv maßgeblich bleibt 3.3 (2023-01), bis ausreichend AVA-Programme für 3.4 zertifiziert sind.

Workflow aus Bietersicht: X83 rein, X84 raus

Der Standardablauf für ein Bauunternehmen sieht so aus:

1. Empfang: Der Auftraggeber stellt das LV über die E-Vergabe-Plattform bereit — typischerweise als .x83 (Angebotsaufforderung, ohne Preise).
2. Import: Die .x83 in das eigene AVA-Programm einlesen (z. B. ORCA AVA, California.pro/G&W, RIB iTWO, Nemetschek/Allplan, ASBwin/Heitker, GAEB-Online, BauGrid). Moderne Programme erkennen Format und Phase automatisch. Die Struktur (OZ-Reihenfolge, Positionsnummern) ist nach dem Import in der Regel gesperrt — das ist gewollt.
3. Kalkulation: Einheitspreise (EP) je Position eintragen; ggf. Bietertextergänzungen und freie Mengen. Struktur nicht verändern.
4. Export: Angebot als .x84 (Angebotsabgabe) exportieren; bei Bedarf zusätzlich .x85 für ein Nebenangebot.
5. Einreichen: Die .x84 über das vorgeschriebene elektronische Mittel einreichen — exakt im geforderten Format.
6. Zuschlag (später): Auftraggeber sendet .x86 (Auftrags-LV). Abrechnung kann über .x89 laufen, Aufmaß über .x31.

Zur formalen Überprüfung steht der GAEB-XML-Checker des GAEB kostenlos auf gaeb.de zur Verfügung. Das Tool prüft eine GAEB-Datei gegen das passende XSD-Schema (Auswahl automatisch) und meldet Abweichungen. Es prüft nur die formale Schema-Konformität, keine kaufmännischen Inhalte.

Das vergaberechtliche Risiko: Format schlägt Preis

Der BGH hat mit Urteil vom 16.05.2023 (XIII ZR 14/21) klargestellt, was in der Praxis häufig unterschätzt wird:

Der Auftraggeber kann nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 S. 1 VOB/A 2016 festlegen, welche elektronischen Mittel bei der Einreichung elektronischer Angebote zu verwenden sind. Werden die vorgegebenen elektronischen Mittel nicht verwendet, ist das Angebot nicht formgerecht übermittelt und nach § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A 2016 auszuschließen.

Im konkreten Fall hatte der Auftraggeber das Angebot „als GAEB-Datei im Format d.84 oder x.84” verlangt. Das preislich günstigste Angebot wurde nur als PDF eingereicht — und zwingend ausgeschlossen. Das Ergebnis: Ein Angebot kann das Billigste sein und trotzdem scheitern, weil das Format falsch ist. Formfehler schlägt Preis.

Häufige Fehler in der Praxis

• Falsche Phase abgegeben: X83 statt X84 eingereicht, oder PDF statt GAEB-Datei. Führt zum Ausschluss (BGH).
• Struktur der X83 verändert: Positionen verschoben oder umnummeriert. Die X84 lässt sich nicht sauber zurückspielen; der Preisspiegel scheitert.
• Falsche Format-Generation: Auftraggeber erwartet XML (.x84), Bieter liefert GAEB 90 (.d84) oder umgekehrt.
• Versions-Mismatch: X84 in einer Version erstellt, die das Empfangsprogramm nicht verarbeitet.
• Keine formale Prüfung vor Versand: GAEB-XML-Checker nicht genutzt; schemaungültige Datei landet beim Auftraggeber.
• Verwechslung .x86 = Nachtrag: Phasenbedeutung falsch interpretiert, Folgedokumente falsch zugeordnet.
• Umbenennen statt konvertieren: Eine PDF in .x83 umzubenennen erzeugt keine gültige GAEB-Datei — der Inhalt zählt, nicht die Endung.

Das richtige Format ist kein Randdetail. Es ist das erste Gate, an dem ein Angebot scheitert — noch bevor irgendein Sachbearbeiter den Preis liest. Ein Readiness-Gate, das vor der Abgabe prüft, ob das geforderte GAEB-Format, die richtige Phase (X84, nicht X83) und eine valide Schema-Struktur vorliegen, schließt genau diese Fehlerklasse aus — dieselbe Logik wie beim Bürgschafts-Formfehler.