Die Signatur, die keiner braucht — Textform statt qualifizierter E-Signatur in der Bauvergabe

Es ist 14:17 Uhr. Markus Breitner, Polier bei einer mittelständischen Hochbaufirma in Kassel, steht am Multifunktionsgerät im Flur. Neben ihm: ein 41-seitiges Leistungsverzeichnis, frisch ausgedruckt. Er unterschreibt jede Seite per Hand, scannt alles ein, wartet. Das PDF landet bei 38 MB. Zu groß für das Portal. Er komprimiert, scannt neu, wartet wieder. Angebotsabgabe in 90 Minuten.

Die Vergabeunterlagen hatten geschrieben: „Angebote sind handschriftlich zu unterzeichnen und elektronisch einzureichen.”

Niemand hat das hinterfragt. Es stand so drin, also wurde es so gemacht.

Das ist kein Einzelfall. Das ist Deutschland, 2025.

Die Rechtslage: Was wirklich gilt

§ 53 Abs. 1 VgV ist eindeutig. Angebote werden „in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel” eingereicht. Textform nach § 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung, einen erkennbaren Autor, ein dauerhaftes Medium. Keine Unterschrift. Keine Signaturkarte. Kein Ausdruck.

§ 53 Abs. 3 VgV erlaubt es dem Auftraggeber, eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur zu fordern — aber nur nach ausdrücklicher Prüfung erhöhter Sicherheitsanforderungen und nach eigenem Ermessen. Das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

§ 13 VOB/A und § 13 EU VOB/A spiegeln diesen Rahmen für Bauleistungen: Textform ist der Regelfall; eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur kann der Auftraggeber verlangen, wenn er erhöhte Sicherheitsanforderungen geprüft und dokumentiert hat. Die Entscheidung liegt beim Auftraggeber — aber sie ist eine begründungspflichtige Ausnahme, keine automatische Pflicht zur qualifizierten Signatur.

Das Angebotsschreiben braucht im Standard-Oberschwellenverfahren keine QES. Die Eigenerklärungen brauchen keine QES. Das LV braucht keine QES.

Was Markus am Multifunktionsgerät tut, ist vergaberechtlich nicht erforderlich.

Der Phantom-Standard

Woher kommt dann die Unterschriftspflicht in den Unterlagen?

Aus kopierten Vergabeunterlagen. Aus Mustertexten, die niemand mehr zurückverfolgt. Aus dem Bauchgefühl, dass eine Unterschrift „Verbindlichkeit” erzeugt — juristisch eine Verwechslung mit dem Schriftformprinzip des § 126 BGB, das für Vergabeangebote schlicht nicht gilt.

Manchmal kommt sie auch von Softwareanbietern, die Signaturlösungen verkaufen. Wer ein Produkt hat, findet Anwendungsfälle.

Das Ergebnis: Auftraggeber schreiben Anforderungen in Bekanntmachungen, die das Gesetz nicht verlangt. Bieter erfüllen sie, weil die Alternative — eine Rüge einzulegen — Zeit kostet, die man vor Abgabetermin nicht hat. Das Verfahren reproduziert sich selbst.

Das OLG Naumburg hat das 2019 klargestellt (Beschluss vom 04.10.2019, 7 Verg 3/19): Das Verlangen nach Ausdrucken, Unterzeichnen und Wiedereinscannens ist vergaberechtswidrig und rügefähig. Die Entscheidung ist nicht neu. Sie ist es nur für viele Praktiker nicht.

Was tatsächlich ausschließt

Zur Klarheit: Textform bedeutet nicht, dass alles geht.

Ein unverschlüsseltes Angebot per E-Mail ist ein zwingender Ausschlussgrund. Das OLG Karlsruhe hat das 2017 bestätigt (15 Verg 2/17): Die Einreichung muss über den gesicherten, verschlüsselten Kanal der Vergabeplattform erfolgen. Der Übertragungsweg ist entscheidend, nicht die Unterschrift.

Und: Eine QES kann rechtmäßig verlangt werden — wenn der Auftraggeber die erhöhten Sicherheitsanforderungen dokumentiert und begründet hat. Im Verteidigungsbereich, unter der VSVgV, ist sie der Standard. In der gewöhnlichen Bauvergabe ist sie es nicht.

Wenn Sie als Bieter auf eine Bekanntmachung stoßen, die eine QES ohne erkennbare Begründung fordert, ist das ein rügefähiger Fehler — auch wenn die Frist drängt.

eForms und die Digitalisierung als kontinuierliche Aufgabe

Seit dem 25. Oktober 2023 gilt in Deutschland die eForms-Pflicht. Kein Übergang, keine Schonfrist — die Umstellung war verbindlich. Seitdem wird eForms-DE kontinuierlich weiterentwickelt; die Spezifikation durchläuft laufend neue Versionen. Wer glaubt, die Digitalisierung der Vergabe sei ein einmaliges Projekt gewesen, unterschätzt den Aufwand.

Die Bund-Plattform hat zum 17. Oktober 2025 extern beschaffte Signaturkarten und Softwarezertifikate abgekündigt und durch interne Zertifikatsdateien ersetzt. Für Nutzer dieser Plattform entfällt damit die Notwendigkeit externer Signaturhardware.

Das Vergabebeschleunigungsgesetz ist seit dem 1. Juli 2026 in Kraft. Es hebt die Direktauftragsschwelle des Bundes auf 50.000 Euro an, reduziert Dokumentationspflichten und beschleunigt Nachprüfungsverfahren. Kein Paradigmenwechsel — aber ein Signal, dass Vereinfachung politisch gewollt ist.

Die Frage ist, ob die Praxis folgt.

Das eigentliche Problem

Vergaberecht und Vergabewirklichkeit laufen auseinander.

Die Rechtsgrundlage für eine signaturfreie, digitale Angebotsabgabe existiert seit Jahren. Was fehlt, ist die routinemäßige Umsetzung: Vergabeunterlagen, die keine Anforderungen erheben, die das Gesetz nicht stellt. Bieter, die nicht reflexartig ausdrucken, weil es „immer so war”. Vergabestellen, die ihre Muster einmal grundlegend auf VgV-Konformität prüfen, bevor sie sie das nächste Mal verwenden.

Das ist keine technische Lücke. Es ist eine kulturelle.

Markus Breitner steht immer noch am Scanner. Das Gerät hängt. Der Fortschrittsbalken bewegt sich nicht. In 78 Minuten schließt das Portal.

Wer seinen Angebotsprozess in Steinlog aufgebaut hat, hätte das LV schon vor drei Stunden hochgeladen — ohne Drucker, ohne Scanner, ohne 38-MB-PDF-Dilemma. Nicht weil die Software ein Wundermittel ist, sondern weil sie den Rechtsrahmen als Ausgangspunkt nimmt, nicht das Gewohnheitsrecht des Flurdruckers.

Das Phantom der qualifizierten Signatur hält sich nicht, weil das Gesetz es verlangt.

Es hält sich, weil niemand Zeit hat, es zu hinterfragen.